Certidões para Licitação: Guia Prático de Emissão e Gestão

Para empresas que buscam ampliar oportunidades e vender para órgãos públicos, ter domínio e boa organização das certidões exigidas nas licitações faz toda diferença. No universo da contratação pública, o rigor no controle dos documentos pode separar negócios bem-sucedidos de tentativas frustradas.

Por que as certidões são exigidas?

Órgãos governamentais precisam se certificar de que as empresas participantes de um processo licitatório estão regulares tanto do ponto de vista fiscal quanto jurídico e trabalhista. Isso traz mais segurança ao poder público e melhora as relações comerciais.

Empresas preparadas vencem mais licitações.

Segundo dados de licitações do Portal da Transparência, há milhares de editais publicados todos os anos no país. Esse volume reforça o quanto a documentação correta é fundamental para competir.

Regularidade fiscal, trabalhista e jurídica: o que são?

Regularidade fiscal significa provar que a empresa não deve tributos e contribuições nos âmbitos federal, estadual e municipal. Inclui tributos como impostos federais, estaduais, INSS, FGTS e de ISSQN e IPTU, por exemplo.

A regularidade trabalhista envolve a comprovação de ausência de débitos referentes a ações trabalhistas (como a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT).

Por fim, a regularidade jurídica garante que a empresa está devidamente registrada e apta a exercer suas atividades. Isso se verifica por meio de documentos como contrato social e certidões da Junta Comercial.

Principais certidões cobradas para habilitação

Os editais listam certidões indispensáveis para habilitação. Algumas das mais recorrentes são:

• Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (CND/RFB/PGFN): Demonstra que a empresa não possui pendências fiscais federais.

• Certidão de Regularidade do FGTS (CRF/FGTS): Emitida pela Caixa Econômica, comprova que a empresa está regular com o Fundo de Garantia dos empregados.

• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): Disponibilizada pela Justiça do Trabalho, mostra ausência de dívidas trabalhistas.

• Certidão de Regularidade com a Fazenda Estadual e Municipal: Certifica não haver débitos tributários nos respectivos âmbitos.

• Certidão Negativa de Falência, Concordata ou Recuperação Judicial: Emitida pelos cartórios distribuidores da Justiça Estadual, comprova situação jurídica estável.

• Certidão Simplificada da Junta Comercial ou Cartório de Registro: Atualiza a gestor público sobre as informações da empresa.

Esses documentos comprovam a idoneidade e a situação atual da empresa perante os órgãos públicos.

Quando cada certidão é necessária?

A exigência depende do tipo de licitação e da legislação vigente (como a Lei nº 8.666/1993 e a Lei nº 14.133/2021). Normalmente, todos os documentos listados acima são solicitados na fase de habilitação.

Empresas que já estão inscritas e com documentos regulares em sistemas como o SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) encontram mais facilidade, como aponta a plataforma Compras.gov.br, agilizando a apresentação de documentos e dados cadastrais.

Como emitir cada certidão?

A emissão depende do tipo de documento e do órgão responsável:

• Certidões federais: Como CND, CNDT e CRF, são emitidas online nos respectivos sites da Receita Federal, Justiça do Trabalho e Caixa Econômica Federal.

• Certidões estaduais: São emitidas nas secretarias de fazenda dos estados ou nos portais estaduais de serviços fazendários.

• Certidões municipais: Cada prefeitura possui seu sistema próprio, geralmente com atendimento digital.

• Certidão de falência/concordata: Requer consulta ao cartório distribuidor do foro sede da empresa.

• Junta Comercial: Documento retirado presencialmente ou, em muitos Estados, pela internet nos portais das juntas.

Informações detalhadas podem ser acompanhadas em matérias recentes, como a divulgação de que mais de 1,8 milhão de certidões foram emitidas pela CGU no último ano, mostrando o alcance dos sistemas digitais (notícia da EBC sobre emissão de certidões).

Diferença entre certidões federais, estaduais e municipais

Cada esfera de governo cuida da regularidade do contribuinte em seu âmbito:

• Federal: Controla tributos e dívidas com a União (INSS, impostos federais, débitos da Procuradoria, FGTS e obrigações trabalhistas federais).

• Estadual: Abrange ICMS, IPVA e taxas específicas do estado.

• Municipal: Relacionada a ISSQN, IPTU e taxas de funcionamento municipais.

Uma empresa pode estar regular em um nível e pendente em outro.

Dicas para organizar e controlar as certidões

Fazer a gestão documental de modo eficiente evita imprevistos e garante pronta resposta a exigências dos editais.

• Mantenha uma pasta física e outra digital atualizada, separando as certidões por ordem de validade.

• Use planilhas para acompanhamento das datas de emissão e vencimento.

• Lembretes automáticos, agendas virtuais ou softwares de gestão podem ajudar no controle.

• Faça revisões periódicas nos documentos próximos do vencimento.

• Deixe sempre um responsável designado pela atualização dos documentos na equipe.

Automatizar o controle, nem que seja com alertas simples no calendário, pode evitar muitos prejuízos vindos da inabilitação em licitações importantes.

Para as empresas que desejam participar com frequência, contar com assessoria especializada gera mais segurança e reduz falhas. É aqui que a atuação de projetos como a LicitEduca orienta empresários, fornecendo treinamentos e consultoria na preparação dos documentos e processos internos.

O impacto da boa gestão na participação em licitações

Com todos os documentos em ordem, gestores experimentam maior tranquilidade ao entrar em concorrências públicas. Isso se reflete em mais agilidade na resposta a convites e editais, evitando correrias de última hora.

Além disso, é possível ampliar o campo de atuação, já que funcionários podem se dedicar à análise de oportunidades (disponíveis, por exemplo, no Portal da Transparência) em vez de correr atrás de certidões vencidas.

Quebrar o ciclo de reprovação por falta de documentação também fortalece a imagem da empresa junto aos órgãos públicos. Segundo iniciativas recentes de transparência com o PNCP, o acompanhamento dos contratos está cada vez mais público, estar com a documentação em dia faz toda diferença no relacionamento de longo prazo com o governo.

O suporte da LicitEduca traz para empresas um canal de consulta constante e atualização sobre regras, reduzindo retrabalhos e aumentando as chances de sucesso, inclusive para quem está começando no setor público.

Conclusão

Manter as certidões sempre atualizadas é mais do que um requisito, é uma boa prática de gestão. Organizar prazos, automatizar alertas e buscar orientação especializada garante à empresa mais competitividade. Quem gerencia de forma cuidadosa está um passo à frente no mercado de licitações públicas e pode conquistar contratos seguros e duradouros.

Se sua empresa está pronta para ir além e garantir presença sólida no setor público, a LicitEduca pode ser sua aliada no caminho. Entre em contato para descobrir como incrementar processos e faturamento via licitações.

Perguntas frequentes sobre certidões para licitação

O que são certidões para licitação?

São documentos oficiais exigidos dos fornecedores para demonstrar regularidade fiscal, trabalhista, jurídica e cadastral perante o poder público. Elas servem tanto para verificar se a empresa cumpre regras legais quanto para proteger o processo licitatório contra fraudes.

Como emitir certidões para licitação?

A maior parte das certidões pode ser emitida pela internet, nos portais dos órgãos responsáveis, como Receita Federal, Justiça do Trabalho, Caixa Econômica Federal e secretarias estaduais ou municipais de Fazenda. Algumas, como a Certidão de Falência, são retiradas presencialmente ou com solicitação digital a cartórios. A empresa deve sempre conferir prazos de validade e regras específicas no edital.

Quais são as certidões obrigatórias?

Normalmente são exigidas: CND de tributos federais, CRF/FGTS, CNDT (trabalhista), certidões da Fazenda Estadual e Municipal, certidão negativa de falência/concordata e certidão simplificada da Junta Comercial. Editais podem pedir outros documentos, por isso é essencial ler com atenção cada exigência.

Onde consultar a validade das certidões?

A validade aparece destacada no próprio documento emitido. Caso haja dúvida, basta acessar o portal emissor para confirmar autenticidade, reimprimir ou consultar prazos. Sistemas de compras públicas, como o Compras.gov.br, também facilitam a visualização para empresas previamente cadastradas.

Quanto custa tirar certidões para licitação?

Boa parte das certidões, especialmente as fiscais e trabalhistas, são gratuitas quando emitidas online. Algumas, como certidões cartorárias, podem ter cobranças de taxas variando de acordo com cada estado. Vale consultar o site de cada órgão para obter informações sobre eventuais custos.