Dispensa de Licitação: O que é e como atuar

Em nossa atuação aqui na LicitEduca, percebemos que poucas dúvidas são tão recorrentes entre empresários e gestores quanto a dispensa licitatória. Muitas vezes, escutamos questionamentos sobre quais documentos precisam ser apresentados, como evitar erros e, principalmente, como realmente funciona a contratação direta pelo poder público. O tema é complexo, passa por mudanças frequentes, e exige atenção aos detalhes. A seguir, vamos compartilhar o que aprendemos na prática, citando exemplos, situações reais e explicando cada etapa de um jeito simples. Assim, acredito que você vai conseguir visualizar o procedimento sem tropeços.

O que é a dispensa licitatória e por que ela existe?

Quando falamos sobre vender para governos, logo surge uma confusão comum: pensar que toda compra estatal precisa de pregão ou concorrência. Mas não é assim, e aí entra a chamada dispensa de licitação. Em palavras simples, trata-se da hipótese em que a lei permite que o órgão público contrate diretamente, sem competição entre fornecedores.

A dispensa está prevista principalmente na Lei 14.133/2021, a nova Lei de Licitações, e também na antiga Lei 8.666, ainda aplicável em algumas situações.

Nem toda compra pública exige concorrência.

Essa possibilidade existe por uma razão: há momentos em que exigir todo o processo licitatório não faria sentido. Imagine, por exemplo, se uma escola sofre um alagamento repentino e precisa de reparos imediatos. Ou se um órgão precisa comprar um item de baixo valor, como cartuchos de impressora, rapidamente.

Dispensa, inexigibilidade e o que muda na prática

Muitos confundem dispensa com inexigibilidade de licitação. Aqui na LicitEduca, repetimos sempre: são institutos distintos. Na dispensa, a disputa entre fornecedores seria possível, mas a lei abre mão disso por causas específicas; já na inexigibilidade, é impossível fazer concorrência por natureza, pois só existe um fornecedor capaz de cumprir o contrato. Um exemplo clássico da inexigibilidade é a contratação de um artista exclusivo ou de fornecedor com tecnologia patenteada. A dispensa, por sua vez, ocorre quando há algum motivo prático, legal, ou econômico que justifique a compra direta.

Hipóteses de dispensa conforme a Lei 14.133: quando usar?

A lei elenca diversas hipóteses que autorizam a escolha de contratar direto, mas há duas que costumamos ver com mais frequência:

• Dispensa por valor: contratos com baixos valores, definidos em lei, onde não compensaria o custo administrativo de um processo licitatório tradicional;

• Dispensa por situação de emergência/calamidade pública: desastres, pandemias, inundações, situações imprevisíveis que demandam resposta rápida.

Dentre outras situações específicas, aplica-se a Contratação Direta por Dispensa para:

• Contratação para valores até R$ 125.451,15 para obras e serviços de engenharia ou serviços de manutenção em veículos automotores;

• Contratação para manutenção de veículos, incluído o fornecimento de peças, até R$ 10.036,10 sem que se aplique o limite indicado no tópico anterior;

• Contratação para aquisição de bens e outros serviços até R$ 62.725,59.

Os dados acima referem-se ao Decreto Federal n. 12.243/2024 sendo que esses valores poderão ser atualizados anualmente por meio de decreto do Governo Federal.

O portal de legislação do governo reúne normas importantes sobre dispensa e outros temas ligados ao setor público. Ter como referência essas regulamentações é um dos principais cuidados, especialmente quando orientamos empresas e equipes nos treinamentos aqui na LicitEduca.

Como funciona a contratação direta: passo a passo e detalhes do procedimento

Da teoria à prática, o caminho da dispensa licitatória passa por uma série de etapas que não podem ser ignoradas. O Ministério da Economia apresenta orientações detalhadas nesse sentido, e podemos dizer que um passo mal dimensionado pode comprometer todo o processo, gerando anulação do contrato e penalidades.

Passos para realizar uma dispensa pelo processo eletrônico

1. Identificação da necessidade: O gestor precisa justificar claramente porque a licitação convencional não pode ser aplicada.

2. Definição da hipótese legal: O motivo deve estar respaldado por dispositivo legal específico (por valor, emergência, licitação deserta...).

3. Planejamento da contratação: Aqui começa o levantamento da solução necessária, estimativa de preços e descrição do objeto a ser contratado.

4. Abertura do processo e coleta de documentos: Todos os papéis obrigatórios devem iniciar-se neste ponto, inclusive orçamentos prévios, justificativas, certidões, etc.

5. Pesquisa de mercado e orçamento: Apresentar pesquisas de preço, demonstrando que a contratação direta busca os melhores valores possíveis.

6. Análise jurídica: No setor público, a Procuradoria costuma analisar a legalidade do processo antes da assinatura.

7. Autorização e contratação: Com todas as etapas cumpridas, ocorre o aceite da autoridade competente e celebração formal do contrato, ou emissão da nota de empenho.

8. Publicação e transparência: Se houve dispensa, o extrato da decisão deve ser publicado oficialmente (diário oficial, portal de transparência...).

9. Fiscalização e recebimento: O serviço ou bem é entregue e avaliado pelo setor requisitante.

Parece longo, mas com planejamento, fica bastante dinâmico. Atualmente, muitos órgãos passaram a usar o Sistema de Dispensa Eletrônica para tornar o procedimento mais rápido e transparente. Um ponto relevante: o uso do sistema eletrônico é obrigatório em várias hipóteses, segundo a Instrução Normativa sobre dispensa eletrônica para compras de bens e serviços comuns. Isso reforça a tendência de digitalização do setor público, facilitando para empresas que já atuam de forma moderna e preparada.

Documentos fundamentais: o que realmente é exigido?

A parte documental da dispensa geralmente assusta, mas, na verdade, trata-se de uma lista objetiva e bastante padronizada, após tantos anos de procedimentos. O que já vimos complicar não é a quantidade de documentos, mas a falta de atenção a pontos específicos, pequenos detalhes que acabam virando grandes problemas.

• Justificativa da Dispensa: Documento que demonstra o enquadramento legal da hipótese.

• Pesquisa de preços: Provas de que houve consulta ao mercado, seja em três ou mais fornecedores, seja por plataformas eletrônicas.

• Descrição do objeto: Detalhar o que será entregue ou executado.

• Propostas/Orçamentos: Cotações detalhadas, com prazo, valor unitário, condições de pagamento, garantias, etc.

• Certidões negativas: Provas de regularidade fiscal, trabalhista, previdenciária e FGTS.

• Documentação da empresa: Contrato social, CNPJ, ato constitutivo.

• Notas fiscais: Após a entrega dos bens/serviços.

• Parecer jurídico (se exigido): Em muitos casos, conforme a legislação do órgão contratante.

É importante mencionar que esses requisitos podem variar um pouco conforme o tipo de objeto a ser contratado e os regulamentos do órgão, mas, no geral, esse “pacote” cobre a vasta maioria dos processos. Nos treinamentos da LicitEduca, costumamos orientar para que as empresas mantenham esses documentos sempre atualizados, pois, na eventualidade de uma urgência, burocracias desnecessárias podem atrasar a negociação.

Evitar erros: atenção ao planejamento, controle e transparência

Ao longo dos anos, talvez o maior erro que vimos em dispensas foi o descuido com planejamento e a publicação incompleta das etapas. Se faltar controle interno, o processo fica vulnerável a questionamentos, denúncias e até à responsabilização pessoal do gestor.

Por isso, recomendamos sempre:

• Documentar cada justificativa e motivo da urgência detalhadamente;

• Registrar todas as cotações (inclusive negativas ou desclassificadas);

• Incluir parecer técnico/jurídico sempre que houver dúvida;

• Garantir ampla publicidade da decisão, inclusive em portais oficiais;

• Prever mecanismos de recebimento e fiscalização do objeto contratado.

Exemplos reais colhidos em sites como o Ministério do Desenvolvimento e Assistência Social e a Secretaria de Administração de Goiás mostram que detalhamento e publicidade não são opcionais – e há publicação de extratos, atas e justificativas de cada dispensa para consulta dos cidadãos.

Planejar, controlar e publicar são verbos que evitam sanções.

O papel do gestor público e a responsabilidade das empresas

O gestor público atua como guardião de todo o processo, garantindo que nenhuma etapa seja burlada. É ele quem vai responder por eventuais erros ou omissões e, por isso, sua cautela é saudável para todas as partes. Já as empresas que participam dessas contratações devem assumir um compromisso de fornecer documentação ágil, informações transparentes e entregar o objeto conforme contratado.

A relação de confiança e transparência entre fornecedores e órgãos públicos é o caminho para contratos diretos bem-sucedidos. Nos treinamentos oferecidos pela LicitEduca, sempre insistimos: a seriedade do fornecedor faz toda a diferença, inclusive para futuras oportunidades na administração pública.

Exemplos práticos recentes e situações inusitadas

Para tornar o assunto menos abstrato, gostamos de citar situações que realmente acontecem:

• Emergência em escola pública: Durante enchentes, foi necessária a aquisição emergencial de bombas de drenagem. O processo usou dispensa por urgência e envolveu cotação rápida por telefone, publicação do extrato no diário oficial e entrega do equipamento em 24 horas.

• Contratação de pequeno valor: Em uma prefeitura do interior, a aquisição de tinta e pincéis para manutenção da quadra esportiva foi feita por dispensa, com três orçamentos e pagamento no ato da entrega.

• Plataforma tecnológica: Conforme a Secretaria de Administração de Goiás divulgou, houve contratação direta de uma plataforma integrada de TI. A justificativa foi atender necessidades estratégicas de gestão de pessoas.

• Eventos esportivos municipais: Extratos publicados pelo Ministério do Desenvolvimento detalham aquisições de materiais esportivos e locação de espaços para campeonatos, todos por dispensa, sob justificativa de fomentar atividades locais após o período de restrições sanitárias.

Perceba que, em todos os casos, o êxito da contratação dependeu de justificativa clara, coleta de documentos e publicidade da decisão. O aprendizado que fica depois de tantos anos vendo esses processos tramitarem é: cumpra os detalhes da lei e você evitará dor de cabeça – tanto para o gestor quanto para a empresa fornecedora.

Considerações finais: regularidade e oportunidade para vender ao governo

Diante de tudo isso, a conclusão é clara. Quando realizada da maneira correta, a dispensa licitatória é um instrumento legítimo e relevante para tornar o setor público mais ágil e acessível a fornecedores de todos os portes. O segredo nunca está apenas na burocracia, mas sim no cuidado ao cumprir cada detalhe, da fundamentação jurídica à transparência das publicações.

Se sua empresa sente dificuldade para estruturar documentos, entender hipóteses legais ou montar processos eletrônicos, recomendamos buscar orientação qualificada. A LicitEduca existe exatamente para esse fim: simplificar, orientar e treinar equipes para que o caminho de vender ao setor público seja menos assustador e mais promissor. Entre em contato, entenda nossas soluções e descubra como transformar oportunidades de contratação direta em aumento de faturamento para a sua empresa.

Perguntas frequentes sobre dispensa de licitação

O que é dispensa de licitação?

Dispensa de licitação é a possibilidade legal de o órgão público contratar diretamente um fornecedor, sem realizar o processo licitatório tradicional, sempre quando existir previsão em lei para tal exceção. Normalmente, ocorre em situações de emergência, calamidade, pequenos valores ou outras causas listadas pela legislação.

Quais documentos são necessários para dispensa?

Os principais documentos são: justificativa da dispensa, pesquisa e orçamento de preços, descrição detalhada do objeto, propostas dos fornecedores, certidões negativas (federal, estadual e municipal), documentação da empresa contratada e, quando for o caso, parecer jurídico. A nota fiscal também é exigida após a entrega do serviço ou bem.

Como funciona o processo de dispensa licitatória?

O processo implica identificar e justificar a necessidade, fundamentar na lei, planejar a contratação, reunir documentos, realizar pesquisa de preços, obter análise jurídica (quando necessário), autorizar e contratar, publicar o extrato do processo e fiscalizar o resultado. Muitos órgãos utilizam sistemas eletrônicos para tornar tudo transparente.

Quando posso usar a dispensa de licitação?

Você pode usar a dispensa nas hipóteses previstas em lei, principalmente em casos de emergência, calamidade pública, aquisições de baixo valor ou situações onde não haja interessados em licitação anterior, entre outras detalhadas na Lei 14.133/2021.

Quais são exemplos de casos de dispensa?

Contratação imediata de serviços para consertar danos por enchente em repartições públicas, aquisição urgente de medicamentos em pandemia, compra de materiais de expediente para pequenas demandas, locação de espaço para evento institucional e contratação de empresa de tecnologia para atender necessidade estratégica rápida, como apontado em exemplos oficiais divulgados no governo.