Certidões de Regularidade Fiscal: Guia para Empresas nas Licitações

Participar de licitações públicas traz novas oportunidades para empresas de todos os tamanhos. Mas há um requisito que nunca sai do radar dos órgãos públicos: a apresentação de certidões de regularidade fiscal. Estes documentos representam o passaporte para a habilitação em processos licitatórios, a renovação de contratos governamentais e até o acesso a linhas de crédito e benefícios.

O que são certidões de regularidade fiscal e por que são tão solicitadas?

As certidões fiscais comprovam que a empresa está em dia com suas obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias diante dos governos federal, estadual e municipal. Em licitações, representam muito mais do que papel: elas funcionam como garantia de transparência e credibilidade.

Segundo o portal Empresas & Negócios, esses documentos são frequentemente exigidos não só em licitações, mas também na abertura de contas bancárias, financiamentos e até para firmar contratos com parceiros privados.

Principais tipos e órgãos emissores

Cada esfera de governo pode exigir diferentes certidões, dependendo do objeto do certame. Veja as principais:

• Certidão Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União: emitida pela Receita Federal e Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

• Certidão de Regularidade do FGTS: emitida pela Caixa Econômica Federal.

• Certidão de Débitos Trabalhistas (CNDT): fornecida gratuitamente pelo Tribunal Superior do Trabalho.

• Certidões estaduais: englobam débitos e tributos estaduais (ICMS, por exemplo) e são emitidas pelas Secretarias da Fazenda de cada estado.

• Certidões municipais: relacionadas ao ISS, IPTU e taxas locais, emitidas pelas prefeituras ou secretarias de finanças.

Segundo o sistema Compras.gov.br, a participação de empresas e municípios no mercado público cresce a cada ano, aumentando a necessidade desses documentos.

Como pedir e obter estas certidões?

Muitos empresários se veem diante de um labirinto burocrático, mas a maioria dos processos já está disponível online. Para facilitar, seguem orientações práticas:

• Tributos federais e dívida ativa: acesse o site da Receita Federal e siga as instruções para baixar a certidão. Permite pedidos tanto por CNPJ quanto por CPF do responsável, caso aplicável.

• FGTS: o portal da Caixa oferece emissão automática, solicitando apenas o CNPJ e dados complementares da empresa.

• Débitos trabalhistas: obtenha a CNDT diretamente no site do TST com o número do CNPJ.

• Certidões estaduais: normalmente emitidas pelo site da Secretaria da Fazenda do respectivo estado. Confira regras e documentos necessários, pois cada unidade federativa pode adotar critérios diferentes.

• Certidões municipais: solicite na prefeitura ou por meio de portais digitais do município.

Vale lembrar que as certidões só são emitidas se todos os débitos estiverem quitados e os cadastros estejam atualizados. Caso contrário, a emissão pode ser bloqueada.

O que pode impedir a obtenção das certidões?

Pendências junto à Receita, FGTS, Justiça do Trabalho ou órgãos estaduais e municipais resultam em restrição automática. Entre os principais motivos, destacam-se:

Débitos não pagos impedem a emissão imediata das certidões.

• Irregularidades no cadastro do CNPJ (endereço, nome empresarial, quadro societário desatualizado);

• Parcelamentos em atraso ou pendentes de comprovação;

• Processos trabalhistas não encerrados ou dívidas não liquidadas.

Empresas que mantêm as informações atualizadas e dialogam com contadores evitam surpresas em cima da hora da entrega dos documentos em licitações.

Função das certidões fiscais na habilitação e contratos públicos

As licitações públicas exigem, em regra, a apresentação das certidões já na fase de habilitação. Isso protege o interesse público e afasta riscos, como abordado nas pesquisas dos Cadernos de Finanças Públicas, que destacam o papel dos mecanismos de controle e fiscalização.

Empresas que não comprovam sua regularidade ficam impedidas de assinar, manter ou renovar contratos com o Poder Público.

Além disso, segundo dados do Tesouro Nacional, a arrecadação eficiente e empresas regulares sustentam o equilíbrio das contas públicas, ainda mais diante do crescimento da necessidade de financiamento em 2023.

Dicas práticas para monitorar e manter a regularidade

• Agende lembretes para renovar as certidões, pois os prazos costumam variar de 30 a 180 dias.

• Faça uma checagem completa dos documentos periodicamente, usando materiais como o checklist de documentos de habilitação da LicitEduca.

• Regularize cadastros e verifique eventuais pendências com apoio da contabilidade.

• Guarde todas as certidões digitalizadas para facilitar o acesso rápido quando surgir uma nova oportunidade de licitação.

• Prepare-se consultando guias e orientações, como o guia prático de emissão e gestão de certidões também disponível na LicitEduca.

• Evite erros comuns ao participar de certames, como alertado em erros que atrapalham empresas ao entrar em licitações públicas.

Manter tudo em dia faz a diferença, inclusive para ampliar o acesso a crédito ou buscar benefícios fiscais conforme apresentado em materiais oficiais.

No site da LicitEduca, há roteiros completos para quem deseja crescer participando do mercado público, além de esclarecimentos sobre dispensa de licitação e documentos necessários em diferentes modalidades.

Conclusão

Para se destacar e conquistar contratos governamentais, estar com a documentação fiscal em dia não é apenas uma condição, mas uma estratégia de credibilidade e acesso a oportunidades. Contar a LicitEduca torna esse percurso mais seguro, rápido e eficiente, simplificando o caminho para empresas que almejam o mercado público.

Quer saber como alinhar documentos, eliminar pendências e aumentar suas chances de sucesso nas licitações? Entre em contato com a LicitEduca e descubra como seu negócio pode vender para o governo de forma ágil e segura.

Perguntas frequentes sobre certidões de regularidade fiscal

O que é certidão de regularidade fiscal?

Trata-se de um documento, emitido por órgãos governamentais, que atesta a ausência de débitos tributários, previdenciários ou trabalhistas de uma empresa perante as autoridades. Esse comprovante é requisito em licitações e relações comerciais formais.

Quais certidões fiscais são exigidas em licitações?

São exigidas certidões federais (tributos e FGTS), estaduais (ICMS e taxas locais), municipais (ISS, IPTU) e trabalhistas (CNDT). Cada certame pode pedir uma combinação específica, detalhada no edital de licitação.

Como emitir uma certidão de regularidade fiscal?

A maioria das certidões pode ser solicitada on-line, informando o CNPJ da empresa e preenchendo dados atualizados. Algumas requerem autenticação via certificado digital, enquanto outras são liberadas instantaneamente nos portais dos órgãos emissores.

Onde consultar certidões fiscais da empresa?

As consultas estão disponíveis nos sites oficiais da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Secretarias da Fazenda estaduais, prefeituras e Tribunal Superior do Trabalho. Empresas também podem contar com assessoria especializada para centralizar essa gestão.

Qual a validade das certidões de regularidade fiscal?

O prazo varia conforme o tipo e órgão emissor, podendo ser de 30 dias (como a CND federal) a até 180 dias para certidões estaduais. É fundamental verificar as datas de vencimento para evitar bloqueios em processos licitatórios.